Microsoft maakt je bedrijfsgeheugen doorzoekbaar. Dat is pas iets waard als het klopt.

Microsoft kondigde de Work IQ-API's op 2 juni aan en maakte ze op 16 juni algemeen beschikbaar. De omschrijving van het bedrijf zelf is dat Work IQ doorlopend mail, agenda, vergaderingen, chats, bestanden, mensen en samenwerkpatronen verwerkt tot een semantisch model van hoe de organisatie werkt, inclusief koppelingen naar de systemen waarin je bedrijf zijn eigenlijke werk doet.

Het verschil met Copilot in een chatvenster is belangrijker dan het klinkt. Copilot is een assistent waar jij vragen aan stelt. Work IQ is de laag eronder, met een programmeerkoppeling erop, zodat andere software er ook bij kan. Wat een AI-toepassing tot nu toe niet wist, namelijk wie bij jou waar over gaat en wat er vorige maand met deze klant is afgesproken, ligt daarmee binnen handbereik van elke toepassing die je aansluit.

Dat is de eigenlijke verschuiving. De afgelopen twee jaar ging de vraag over de kwaliteit van modellen. Deze laag verplaatst de vraag naar wat het model over jouw bedrijf mag en kan weten, en daarmee naar iets waar jij zelf eigenaar van bent.

Een groot deel van het Nederlandse MKB draait op Microsoft 365. Wie daarbij hoort, heeft de data er dus al staan; er hoeft niets gemigreerd, gekoppeld of overgezet te worden. Dat is precies waarom deze laag hier sneller landt dan de vorige golf gereedschap, waar altijd eerst een IT-project voor nodig was.

Maar er zit bij een concern iets tussen wat jij niet hebt. Daar zijn documentbeheer, bewaartermijnen en eigenaarschap ingericht, met mensen die daarop letten. In een bedrijf van dertig man is het archief gegroeid zoals het gegroeid is: gedeelde mappen zonder eigenaar, drie versies van dezelfde offerte, een prijslijst uit 2023 die er nog precies zo geldig uitziet als die van vorige maand.

Zo'n laag interpreteert dat archief niet, hij reproduceert het. Stel een vraag over je tarieven en je krijgt een keurig antwoord op basis van wat er ligt, inclusief de verlopen versie, zonder dat er iets in het systeem staat dat zegt welke de juiste is. Dat is geen fout van het model. Dat is jouw administratie, nu voor het eerst hardop voorgelezen.

De Work IQ-API's worden niet per medewerker afgerekend maar op verbruik, in Copilot Credits: een vast deel voor de gereedschappen en een variabel deel voor de context en de gesprekken. Microsoft levert er een kostenoverzicht in het beheercentrum bij, waarin je het verbruik ziet en bestedingslimieten per gebruiker en per groep kunt instellen.

Voor de begroting is dat een wezenlijk verschil. Een licentie per stoel kun je een jaar vooruit inplannen; verbruik moet je meten. Kosten schalen hier mee met het aantal vragen dat je organisatie stelt, en dat aantal is precies het cijfer dat niemand vooraf kent, zeker niet in de eerste enthousiaste maand na de uitrol.

Regel daarom twee dingen vóór je aanzet en niet erna. Zet een plafond, en zet één terugkerend moment in de agenda waarop iemand naar het verbruik kijkt en het naast de opbrengst legt. Anders is de eerste keer dat je hierover nadenkt de eerste factuur die tegenvalt, en dan gaat het gesprek over kosten in plaats van over wat het je oplevert.

Er is een middag werk die het verschil maakt tussen bruikbare antwoorden en zelfverzekerde onzin, en die middag gaat niet over instellingen. Vier categorieën, in deze volgorde.

1. Verlopen prijzen, tarieven en voorwaarden die er nog uitzien als geldig. Archiveer ze of zet het jaartal in de bestandsnaam.
2. Drie versies van dezelfde procedure zonder dat er één als de juiste is aangewezen. Kies er één en haal de rest weg.
3. Gedeelde mappen en mailboxen zonder eigenaar. Zet er een naam op, of sluit ze.
4. Klantgegevens op plekken waar ze niet horen te staan, want een leeslaag maakt ze vindbaar voor iedereen die toegang heeft.

Dit is Process First, AI Second in zijn meest letterlijke vorm. Niet omdat opruimen leuker is dan aanzetten, maar omdat je hier per vraag betaalt en een rommelig archief je dus per vraag geld kost, in slechtere antwoorden en in de tijd die iemand nodig heeft om ze te controleren.

Kun je die middag nu niet vrijmaken, zet het dan aan op één afgebakend deel waarvan je de kwaliteit kunt beoordelen: de projectmap van dit jaar, niet het hele archief. Dan meet je in een paar weken wat de antwoorden waard zijn op materiaal dat je kent, voordat je de laag over twintig jaar administratie legt waar niemand nog voor instaat.