Je mailt, je belt, je mailt nog een keer. Het kwartaal loopt door en het dossier blijft incompleet.
Een foto via WhatsApp, een bijlage in de mail, een map met scans. Iemand sorteert ze met de hand in het juiste dossier.
Pas bij het boeken blijkt dat er een afschrift mist of een factuur dubbel is. Dan begint het nabellen opnieuw.
Een opgeleide medewerker die bonnetjes hernoemt is duur en wil iets anders. Het vak zit in de controle en het advies.
02 · Zo werkt het
Elke klant krijgt een duidelijke lijst met wat je nog nodig hebt, op het moment dat jij dat wilt.
Wat binnenkomt, via mail, foto of scan, herkent AI en legt het in het juiste dossier.
De klant krijgt een vriendelijke herinnering voor precies wat er nog mist, in jullie eigen toon.
Een medewerker kijkt het na en boekt. De controle blijft bij jullie.
Stukken nalopen per klantvoorbeeld
van 45 naar 15 minuten
Voor een nieuwe klant of een extra opdracht schrijf je een voorstel vanaf een oud document. Je past het aan en hoopt dat je niets vergeet.
AI zet een voorstel klaar op basis van het gesprek en je eigen tekstblokken.
Jij bepaalt wat je aanbiedt, voor welke prijs en met welke afspraken.
Uren worden achteraf ingevuld en de factuur gaat pas aan het eind van de maand. Wat je tussendoor deed, valt eruit.
AI maakt een voorstel voor de uren per klant uit mail en agenda en zet de conceptfactuur klaar.
De medewerker keurt de uren goed. Jij bepaalt wat je rekent.
Stukken uitvragen, nabellen en dezelfde vraag per klant opnieuw beantwoorden: het zit in je mailbox en in je hoofd.
AI vraagt de stukken uit, herkent wat binnenkomt, legt het in het juiste dossier en vraagt vriendelijk na wat ontbreekt.
Een medewerker kijkt het na en beantwoordt wat advies vraagt.
Je haalt cijfers uit het boekhoudpakket en zet er met de hand een toelichting omheen, voor elke klant opnieuw.
AI zet de cijfers en een eerste toelichting klaar in je eigen opzet, per klant.
Jij leest, past aan en geeft het advies. Daar betaalt de klant voor.
Gebouwd in wat je al gebruikt
Een voorbeeld voor administratiekantoren en accountants. Kies andere antwoorden en het getal rekent mee. In de analyse vul je het in voor jouw eigen bedrijf.
Gerekend voor het proces Klantvragen en mailverkeer.
Reken het uit voor jouw procesHier zit genoeg in om door te rekenen
250 keer per jaar (dagelijks) × 1,8 voor 5 tot 15 mensen = 450 keer, × 0,6 uur per keer × 0,9 voor wat er al staat (losse tools, niet verbonden) = 243 uur, afgerond op tientallen: 240 uur.
Eerst het proces. Ik licht je werkprocessen door en reken per AI-kans uit wat het oplevert, in euro's. Soms is de uitkomst: geen AI nodig. Dan staat dat er ook.
ResultaatRapport van 10 tot 15 pagina's met ROI per kans
Dan pas de AI. Je team leert het toepassen op het eigen werk, of ik bouw workflows die in productie gaan, tot ze draaien én gebruikt worden.
ResultaatGetraind team, werkende workflows in je eigen systemen
Voortbouwen op wat er staat: nieuwe workflows, coaching, strategie en compliance, in het tempo dat bij je bedrijf past.
ResultaatRoadmap, kwartaalreviews, doorlopende begeleiding
Een terechte vraag. Er wordt gebouwd in jouw systemen, met jouw gegevens, en je bedrijfsdata wordt niet gebruikt om publieke modellen te trainen. Met elke partij die gegevens verwerkt, leg ik een verwerkersovereenkomst vast. De lijst staat openbaar in de privacyverklaring. Welke gegevens waar langskomen, leggen we vooraf vast.
Ik werk met wat je al hebt en vraag je niet je pakket te vervangen. Of een pakket zelf kan aansluiten, zoek ik vooraf uit en dat zeg ik eerlijk. Kan het niet, dan zoeken we een route via mail of een export.
Dan neem ik dat serieus. Weerstand is normaal en meestal terecht. Daarom begin ik bij hun eigen werk, voordat er een tool op tafel ligt. Wie minder bonnetjes hoeft te sorteren, houdt meer tijd over voor controle en advies.
Dat spreken we vooraf af. Je kunt kiezen om elke herinnering eerst zelf te zien voordat hij de deur uitgaat. De toon en de afzender zijn die van jullie kantoor.
Een vaste prijs, vooraf afgesproken. De analyse en het eerste gesprek kosten niets. Wat het voor jouw bedrijf wordt, hangt af van wat er gebouwd moet worden, en dat weet je voordat je ergens aan begint.
Beantwoord 5 vragen over je dossiers en zie in 2 minuten de rekensom. De analyse en het eerste gesprek kosten niets. Liever eerst praten? Plan een gesprek, dan hoor je binnen 24 uur van mij.