Schaduw-AI is het echte AI-risico op je werkvloer.

Een interne steekproef over de periode 23 september tot 23 oktober bracht duizenden bestanden aan het licht die medewerkers bij publieke AI-chatbots hadden ingevoerd: jeugdzorgdossiers met gezondheidsgegevens en burgerservicenummers, Wmo-overdrachten, beoordelingsverslagen en cv's van sollicitanten. Het lek werd op 23 oktober gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens; naar buiten kwam het op 18 december.

Wat de gemeente niet kan vertellen, is wie er precies geraakt is. Ingevoerde gegevens zijn bij de aanbieders hooguit dertig dagen te achterhalen, dus wat er vóór de steekproef is ingevoerd blijft onbekend en betrokkenen persoonlijk informeren kan niet.

De maatregelen zijn tekenend. Sinds 23 oktober zijn publieke AI-sites geblokkeerd en mogen medewerkers alleen nog Microsoft Copilot binnen de gemeentelijke omgeving gebruiken, de variant die de gemeente als veilig beschouwt. Niet alleen een verbod dus, ook een goedgekeurd alternatief.

Wie nu denkt dat dit typisch overheid is, draait de conclusie om. Een gemeente heeft een informatiebeveiliger, een privacyfunctionaris en meldprocedures. De meeste MKB-bedrijven hebben geen van drieën, en dezelfde chatbots staan ook bij hun mensen open.

Eindhoven haalde het nieuws, maar het patroon is breder. De Autoriteit Persoonsgegevens meldde deze week tientallen datalekmeldingen in 2025 doordat medewerkers persoonsgegevens uploadden naar AI-chatbots als ChatGPT, Claude en Gemini. Meer dan in 2024, en vooral de gratis versies veroorzaken problemen.

Dat zijn alleen de gevallen die gemeld zijn. Een melding vereist dat iemand het lek opmerkt, begrijpt dat het een lek is, en de stap naar de toezichthouder zet. Het werkelijke aantal ligt vrijwel zeker hoger, en de vraag voor jou als werkgever is niet óf dit bij jou gebeurt, maar hoe vaak.

Waarom vooral gratis versies? Omdat medewerkers die zelf pakken. Wie op het werk geen goed AI-gereedschap krijgt en er thuis wel mee werkt, neemt de gratis variant mee naar kantoor. Zo ontstaat schaduw-AI: gebruik dat de zaak wel raakt, maar dat niemand ziet of beheert.

De eerste reactie op zo'n bericht is een verbod. Het probleem: medewerkers gebruiken die chatbots omdat ze er werk mee gedaan krijgen. Verbied je het ene kanaal, dan verhuist het gebruik naar het volgende, of naar de privételefoon naast het toetsenbord. Daar zie je er helemaal niets meer van.

Eindhoven laat zien hoe het wel moet, misschien zonder dat zo bedoeld te hebben. Naast de blokkade staat een goedgekeurd alternatief. Dat is de helft van de oplossing: mensen een plek geven waar het wel mag, in plaats van alleen plekken afsluiten waar het niet mag.

Voor de AVG-kant is dit geen vrijblijvend onderwerp. Persoonsgegevens die in een publieke chatbot belanden, kunnen een datalek zijn met een meldplicht bij de AP. Dit is een bestuurderskwestie, geen IT-instelling.

Voor een MKB-bedrijf hoeft dit geen project te worden. Drie onderdelen volstaan om het grootste risico weg te nemen.

1. Eén goedgekeurd, zakelijk AI-alternatief, met vastgelegde afspraken over wat er met ingevoerde data gebeurt.
2. Regels die op één A4 passen: wat mag erin, wat mag er nooit in, en wat doe je als het toch gebeurd is.
3. Een korte training, zodat iedereen begrijpt waaróm die regels bestaan in plaats van ze alleen te kennen.

De volgorde is daarbij niet toevallig. Wie begint met regels zonder alternatief, verbiedt in de praktijk het werk zelf, en dat houdt geen enkel beleid vol. Het alternatief komt eerst, de regels daarna.

De vraag is niet of jouw mensen AI gebruiken. Dat doen ze al, met of zonder jou. De vraag is of jij bepaalt onder welke voorwaarden dat gebeurt.